GDPR nuk përcakton një tabelë të periudhave të ruajtjes. Rregulli është që të dhënat personale nuk mund të mbahen në një formë që lejon identifikimin për më gjatë se sa është e nevojshme për qëllimet për të cilat ato janë përpunuar, që do të thotë se një punëdhënës duhet të vendosë, sipas kategorive, se për sa kohë i duhen në të vërtetë të dhënat dhe të jetë në gjendje ta shpjegojë këtë vendim.
Në praktikë, punëdhënësit holandezë punojnë me dy pika referimi: një periudhë e përgjithshme prej rreth dy vitesh pas përfundimit të punësimit për shumicën e të dhënave të personelit dhe shtatë vite për çdo gjë që kërkon autoriteti tatimor, sepse kjo është periudha statutore e ruajtjes për të dhënat fiskale. Artikulli ynë mbi atë që mund të mbahet në një dosje personeli merret me përmbajtjen; ky artikull merret me kohëzgjatjen.
Kategoria dyvjeçare
Pjesa më e madhe e dosjes bie këtu: kontrata e punës dhe ndryshimet e saj, korrespondenca në lidhje me performancën, vlerësimet, të dhënat e trajnimit, paralajmërimet, të dhënat e datave të mungesave dhe të dhënat e përgjithshme administrative të punësimit. Dy vjet pas përfundimit të punësimit është periudha që zbatohet zakonisht dhe përputhet me periudhat brenda të cilave zakonisht ngrihen kërkesat për dëmshpërblim në punësim.
Kur një mosmarrëveshje është në vazhdim ose e parashikueshme, të dhënat përkatëse mund të ruhen derisa të zgjidhet. Kjo është një domosdoshmëri legjitime, por justifikon ruajtjen e materialit përkatës, jo të të gjithë dosjes për një kohë të pacaktuar.
Kategoria shtatëvjeçare
Administrimi i pagave, deklarata e tatimit mbi pagat dhe kopja e dokumentit të identitetit të verifikuar në fillim të punësimit mbahen për shtatë vjet pas përfundimit të vitit në të cilin ka përfunduar punësimi, sepse legjislacioni tatimor e kërkon këtë. Këtu punëdhënësi nuk ka diskrecion: detyrimi fiskal përcakton periudhën dhe mbizotëron mbi parimin e përgjithshëm të minimizimit për ato të dhëna specifike.
aplikantët
Të dhënat e kandidatëve që nuk emërohen normalisht shkatërrohen brenda katër javësh nga përfundimi i procedurës. Me pëlqimin e kandidatit, ato mund të mbahen deri në një vit, që është ajo që përbën një grup talentesh - dhe pëlqimi do të thotë një zgjedhje e vërtetë, e regjistruar, jo një rresht në një deklaratë privatësie.
Sëmundjet dhe të dhënat mjekësore
Të dhënat në lidhje me shëndetin e një punonjësi mbahen nga mjeku i kompanisë, jo nga punëdhënësi, dhe i nënshtrohen konfidencialitetit mjekësor me rregullat e veta të ruajtjes. Ajo që mban punëdhënësi është e kufizuar në datat e mungesave dhe informacionin e nevojshëm për riintegrimin dhe pagesën e pagave, dhe këto ndjekin periudhat e zakonshme të ruajtjes së personelit.
Duke e bërë të funksionojë në praktikë
Tri gjëra e shndërrojnë këtë nga teori në pajtueshmëri. Një orar ruajtjeje që përcakton periudhën për kategori, të regjistruar në regjistrin e përpunimit. Një moment i caktuar vjetor në të cilin orari zbatohet në të vërtetë, sepse politikat e ruajtjes dështojnë për shkak të mosveprimit dhe jo për shkak të mosmarrëveshjes. Dhe fshirja që është reale: heqja e një skedari nga sistemi i personelit ndërsa kopjet mbeten në kutitë postare, disqet e përbashkëta dhe kopjet rezervë nuk është fshirje, dhe është gjëja e parë që ekspozon një kërkesë aksesi.
Pyetjet më të shpeshta
A mund të kërkojë një punonjës që të dhënat të fshihen?
Ndonjëherë. E drejta e fshirjes zbatohet kur të dhënat nuk janë më të nevojshme ose janë përpunuar në mënyrë të paligjshme, por nuk mbizotëron mbi një detyrim statutor për ruajtje, siç është ai fiskal.
A mund ta ruajmë dosjen më gjatë në rast të një kërkese në të ardhmen?
Kur një pretendim është realisht i parashikueshëm, po, për materialin që lidhet me të. Një mundësi e përgjithshme e një mosmarrëveshjeje në të ardhmen nuk justifikon mbajtjen e gjithçkaje.
Po referencat dhe dokumentet e daljes?
Ata bëjnë pjesë në kategorinë e përgjithshme të personelit. Mbajtja e marrëveshjes së zgjidhjes për periudhën fiskale është e mbrojtshme kur ka pasoja në paga.
Këshillë
Ne hartojmë orare mbajtjeje, shqyrtojmë administrimin e personelit në përputhje me GDPR-në dhe këshillojmë se ku mbërrin një kërkesë për fshirje ose akses. Ju lutemi të na kontaktoni Law & More.
