Adresat e email-it dhe GDPR: të dhëna personale?

Një adresë emaili është e dhënë personale sipas GDPR-së sa herë që identifikon një person të gjallë, drejtpërdrejt ose tërthorazi, si p.sh. emri.mbiemri@kompania.com. Një adresë e përgjithshme si info@kompania.com zakonisht nuk është, sepse tregon një organizatë dhe jo një individ; kështu që shumica e librave të adresave përmbajnë të dhëna personale, por jo çdo adresë në to i përmban.

GDPR (në holandisht: AVG) ka zbatuar drejtpërdrejt në Holandë që nga 25 maji 2018, i plotësuar nga Akti Holandez i Zbatimit të GDPR-së (Uitvoeringswet AVG). Pasi një adresë emaili kualifikohet si e dhënë personale, çdo përdorim i saj ka nevojë për një bazë ligjore, dhe emailet e marketingut rregullohen gjithashtu nga Neni 11.7 i Aktit Holandez të Telekomunikacionit (Telecommunicatiewet).

Përmbajtje

Çfarë janë të dhënat personale sipas GDPR-së?

Të dhënat personale (persoonsgegevens) janë çdo informacion që lidhet me një person fizik të identifikuar ose të identifikueshëm. Një person është i identifikueshëm nëse mund të identifikohet drejtpërdrejt ose tërthorazi, për shembull nëpërmjet një emri, një numri identifikimi, të dhënave të vendndodhjes ose një identifikuesi online.

Një adresë IP ose një ID pajisjeje mund të jetë një identifikues online në të njëjtën mënyrë si një adresë email-i. Përkufizimi mbulon vetëm individët që jetojnë: informacioni rreth një kompanie si i tillë nuk është të dhënë personale, megjithëse informacioni rreth njerëzve që punojnë atje mund të jetë. GDPR zbatohet për çdo organizatë që përpunon të dhëna personale të njerëzve në BE, kudo që të jetë e vendosur.

Kur është një adresë emaili të dhëna personale?

Kur adresa, vetëm ose e kombinuar me informacione të tjera që ju mbani ose mund të merrni në mënyrë të arsyeshme, tregon për një person të identifikueshëm. GDPR nuk ka rregull të veçantë për adresat e email-it; ju aplikoni testin e përgjithshëm të identifikueshmërisë për secilën adresë.

emri.mbiemri@gmail.com tregon emrin e përdoruesit, kështu që personi është i identifikueshëm vetëm nga adresa: të dhëna personale.
inicialet.mbiemri@kompania.com tregon inicialet, mbiemrin dhe punëdhënësin, të cilat së bashku zakonisht identifikojnë individin: të dhëna personale.
puppy12@hotmail.com nuk zbulon asgjë rreth përdoruesit në vetvete. Ato bëhen të dhëna personale pasi mund t'i lidhni me një person, për shembull përmes dosjes suaj të klientit ose një tikete mbështetjeje.
info@company.com or sales@company.com i përket një organizate ose funksioni dhe shpesh përdoret nga disa persona: zakonisht jo të dhëna personale. Nëse e përdor vetëm një person i emëruar, analiza mund të ndryshojë.

Ajo që ka rëndësi është mundësia e identifikimit, jo qëllimi juaj. Një adresë që mund të përdoret në mënyrë të arsyeshme për të identifikuar dikë është e dhënë personale edhe nëse nuk e përdorni kurrë për atë qëllim. Një adresë e disponueshme publikisht, për shembull në faqen e internetit të një kompanie, nuk e humbet statusin e saj si e dhënë personale.

A është një adresë emaili një kategori e veçantë e të dhënave?

Jo. Neni 9(1) i GDPR-së rezervon kategoritë e veçanta për të dhënat që zbulojnë origjinën racore ose etnike, mendimet politike, besimet fetare ose filozofike ose anëtarësimin në sindikata, si dhe për të dhënat gjenetike, biometrike dhe shëndetësore dhe të dhënat mbi jetën seksuale ose orientimin seksual.

Një adresë emaili nuk zbulon asgjë nga këto në vetvete, kështu që rregullat më të rrepta për kategoritë e veçanta nuk zbatohen. Përmbajtja e një emaili mund të jetë një çështje tjetër: një mesazh në lidhje me sëmundjen e dikujt përmban të dhëna shëndetësore. Adresa në vetvete është e dhënë personale e zakonshme dhe duhet të mbrohet si e tillë.

Kur zbatohet GDPR për përdorimin tuaj të adresave të email-it?

Sapo t'i përpunoni. Përpunimi përkufizohet gjerësisht: mbledhja, regjistrimi, ruajtja, organizimi, përdorimi, zbulimi dhe fshirja e të gjitha numërimeve, të automatizuara apo jo.

Për çdo përdorim ju nevojitet një nga bazat ligjore në GDPR, siç është pëlqimi, përmbushja e një kontrate me personin ose interesi juaj legjitim. Pëlqimi duhet të jetë një tregues i dëshirave i dhënë lirisht, specifik, i informuar dhe i qartë (Neni 4(11) i GDPR). Sipas Nenit 5 të Aktit të Zbatimit Holandez, kur mbështeteni në pëlqimin e një fëmije nën 16 vjeç, në përgjithësi ju nevojitet pëlqimi i një prindi ose kujdestari.

Cilat rregulla zbatohen për emailet e marketingut?

Neni 11.7 i Aktit të Telekomunikacionit ndalon emailet komerciale të pakërkuara, përveç nëse marrësi ka dhënë pëlqimin paraprak. Rregulli zbatohet përveç GDPR-së dhe mbikëqyret nga Autoriteti për Konsumatorët dhe Tregjet (ACM); vetë GDPR mbikëqyret nga Autoriteti Holandez i Mbrojtjes së të Dhënave (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).

Ekzistojnë dy përjashtime kryesore. Sipas Nenit 11.7(4), ju mund t'u dërgoni email klientëve tuaj në lidhje me produktet ose shërbimet tuaja të ngjashme, nëse u keni ofruar atyre një mundësi të lirë dhe të lehtë për t'u çregjistruar kur keni marrë adresën dhe në çdo mesazh. Sipas Nenit 11.7(3), kërkesa për pëlqim nuk zbatohet për bizneset që përdorin të dhënat e kontaktit elektronik që marrësi i ka caktuar dhe publikuar për të marrë komunikime të tilla, brenda qëllimeve të lidhura me ato të dhëna.

Çfarë duhet të kontrolloni si organizatë?

Supozoni se listat tuaja të email-eve përmbajnë të dhëna personale, përveç nëse mund të tregoni ndryshe për adresën.
Regjistroni një bazë ligjore për çdo përdorim: buletin, shërbim ndaj klientit, shitje, drejtori të brendshme.
Mbani provë të pëlqimit për emailet e marketingut dhe një lidhje çregjistrimi në çdo mesazh.
Përfshini listat e email-eve në regjistrin tuaj të aktiviteteve të përpunimit, orarin e ruajtjes dhe masat e sigurisë.
Përmendni përpunimin e adresave të email-it në deklaratën tuaj të privatësisë.

Çfarë duhet të kontrolloni si person, adresa e të cilit përdoret?

Kontrolloni nëse keni dhënë pëlqimin tuaj, ose nëse jeni një klient ekzistues, përpara se të merrni email-e marketingu.
Përdorni opsionin e çregjistrimit në mesazh; duhet të jetë falas dhe i lehtë.
Pyetni organizatën se çfarë të dhënash mban për ju dhe mbi çfarë baze ligjore.
Nëse organizata nuk përgjigjet siç duhet, ju mund të paraqisni një ankesë te AP-ja ose te ACM-ja për marketing të pakërkuar.

Çfarë mund të bëjmë për ju me adresat e email-it dhe GDPR-në?

Avokatët tanë të IT-së dhe privatësisë këshillojnë organizatat mbi pajtueshmërinë me të dhënat e email-it dhe marketingun.

Ne vlerësojmë se cilat nga listat tuaja të email-it kualifikohen si të dhëna personale.
Ne përcaktojmë bazën e saktë ligjore për çdo përdorim dhe e dokumentojmë atë.
Ne shqyrtojmë buletinin tuaj informativ dhe rrjedhat e marketingut në përputhje me Nenin 11.7 të Ligjit të Telekomunikacionit.
Ne hartojmë ose përditësojmë deklaratën tuaj të privatësisë dhe të dhënat e aktiviteteve të përpunimit.
Ne u përgjigjemi në emrin tuaj pyetjeve ose ankesave nga AP ose ACM.

përmbledhje

Një adresë emaili është e dhënë personale nëse identifikon një person të gjallë, drejtpërdrejt ose tërthorazi.
Adresat e bazuara në emër zakonisht kualifikohen; adresat gjenerike si info@ zakonisht nuk kualifikohen.
Një adresë emaili nuk është e dhënë e kategorisë së veçantë sipas Nenit 9(1) të GDPR-së.
Çdo përdorim i një adrese personale email-i ka nevojë për një bazë ligjore sipas GDPR-së.
Emailet e marketingut kërkojnë gjithashtu pëlqim paraprak sipas Nenit 11.7 të Ligjit të Telekomunikacionit, me përjashtime të kufizuara.

Pyetjet më të shpeshta

A është një kuti postare e përbashkët si sales@company.com të dhëna personale?

Në përgjithësi jo, sepse lidhet me një funksion ose departament dhe jo me një person të vetëm. Nëse e përdor vetëm një person i emëruar, mund të bëhet e dhënë personale.

A mund të përdor adresat e email-it për marketing?

Vetëm me një bazë ligjore sipas GDPR-së dhe me pëlqimin paraprak sipas Nenit 11.7 të Aktit të Telekomunikacionit, përveç nëse zbatohet ndonjë përjashtim, siç janë emailet drejtuar klientëve tuaj në lidhje me produkte të ngjashme me një opsion çregjistrimi në çdo mesazh.