Nënshkrimi elektronik: kur është i vlefshëm ligjërisht në Holandë?

Sipas Nenit 3:15a të Kodit Civil Holandez (BW), një nënshkrim elektronik ka të njëjtin efekt ligjor si një nënshkrim i shkruar me dorë. Për një nënshkrim elektronik të kualifikuar kjo rrjedh drejtpërdrejt nga ligji; një nënshkrim elektronik i avancuar ose i thjeshtë ka këtë efekt vetëm nëse metoda e nënshkrimit ishte mjaftueshëm e besueshme, duke pasur parasysh qëllimin e nënshkrimit dhe të gjitha rrethanat e tjera.

Prandaj, ligji holandez dhe ai evropian nuk përshkruajnë një teknologji. Ato përcaktojnë një standard besueshmërie që duhet të përputhet me atë që është në lojë. Disa transaksione, të tilla si transferimi i një shtëpie ose i aksioneve në një shoqëri private me përgjegjësi të kufizuar (BV), nuk mund të nënshkruhen fare elektronikisht sepse kërkojnë një akt noterial.

Pse ka rëndësi standardi i besueshmërisë?

Një firmë e dobët rrallë e bën një kontratë të pavlefshme, por dobëson provat tuaja. Sipas Nenit 6:217 BW, një kontratë formohet me ofertë dhe pranim, dhe në shumicën e rasteve nuk nevojitet fare firmë.

Ajo që ju kushton një nënshkrim i dobët është pozicioni juaj në gjykatë. Nëse pala tjetër mohon nënshkrimin dhe e dhëna juaj e vetme është një adresë email-i dhe një klikim, duhet të provoni se ky person ka nënshkruar dhe ka pasur për qëllim të jetë i lidhur. Sipas Nenit 159(2) të Kodit Holandez të Procedurës Civile (Rv), një akt privat i nënshkruar nuk vërteton asgjë për sa kohë që nënshkrimi i mohuar nuk është gjurmuar deri te nënshkruesi.

Përpjekja që bëni për vërtetim duhet të vijë pas ekspozimit të dokumentit. Një miratim i brendshëm, një konfirmim rutinë i porosisë dhe një kontratë qiraje pesëmbëdhjetëvjeçare nuk kanë nevojë për të njëjtin nivel. Shënimi ynë mbi detyrimet e pajtueshmërisë ligjore e vendos këtë në një pamje më të gjerë.

Cilat rregulla evropiane dhe holandeze zbatohen?

Baza është Rregullorja (BE) nr. 910/2014, Rregullorja eIDAS, rregullat e së cilës mbi nënshkrimet elektronike kanë zbatuar që nga 1 korriku 2016. Neni 3:15a BW i referohet kësaj rregulloreje dhe e lidh atë me ligjin holandez të provave.

Rregullorja eIDAS parashikon që një nënshkrimi nuk mund t'i mohohet efekti ligjor ose pranueshmëria si provë vetëm sepse është elektronik ose sepse nuk është i kualifikuar. Një nënshkrim elektronik i kualifikuar ka të njëjtin efekt ligjor si një nënshkrim i shkruar me dorë në çdo shtet anëtar të BE-së.

Rregullorja (BE) 2024/1183, në fuqi që nga 20 maji 2024, ndryshoi Rregulloren eIDAS dhe prezantoi Portofolin Evropian të Identitetit Dixhital. Shtetet anëtare duhet ta ofrojnë portofolin nga fundi i vitit 2026 dhe pritet të bëhet një mënyrë e zakonshme për të vërtetuar identitetin tuaj gjatë nënshkrimit.

Çfarë thotë Neni 3:15a BW?

Neni 3:15a BW i jep një firme të kualifikuar të njëjtin efekt si një firme të shkruar me dorë. Një firmë elektronike e përparuar ose e thjeshtë ka të njëjtin efekt vetëm nëse metoda e përdorur ka qenë mjaftueshëm e besueshme, duke pasur parasysh qëllimin e firmës dhe të gjitha rrethanat e tjera të rastit.

Një firmë e thjeshtë, pra, nuk është e pavlefshme. Është e pavërtetuar derisa ta provoni ju, dhe gjykata vendos nëse metoda ishte mjaftueshëm e besueshme për këtë dokument. Në kontratat e biznesit, ju mund të bini dakord paraprakisht se cilën metodë nënshkrimi pranojnë të dyja palët, gjë që e bën një mosmarrëveshje të mëvonshme në lidhje me besueshmërinë më pak të mundshme.

Kur mbyllet rruga elektronike?

Disa transaksione kërkojnë një akt noterial dhe nuk mund të përfundohen me asnjë nënshkrim elektronik. Transferimi i pasurisë së paluajtshme kërkon një akt noterial sipas Nenit 3:89 BW, dhe transferimi i aksioneve në një BV kërkon një akt të ekzekutuar para një noteri holandez të së drejtës civile sipas Nenit 2:196 BW.

Një marrëveshje paramartesore dhe një testament ndjekin të njëjtën rrugë noteriale; një noter nuk është opsional në këtë rast. Kur ligji kërkon vetëm një kontratë me shkrim, Neni 6:227a BW pranon një kontratë elektronike nëse ajo mund të konsultohet nga palët, autenticiteti i saj është i garantuar mjaftueshëm, momenti i përfundimit dhe identiteti i palëve mund të përcaktohen me siguri të mjaftueshme.

Neni 6:227a(2) BW përjashton kontratat për të cilat ligji kërkon përfshirjen e një gjykate, një organi publik ose një profesionisti me një detyrë publike. Pra, hapi i parë është gjithmonë të kontrolloni nëse dokumenti juaj ka nevojë për një noter, ka nevojë për shkrim, apo nuk ka nevojë për asnjërën.

Sa vlejnë tre nivelet e nënshkrimit?

Rregullorja eIDAS dallon tre nivele, dhe ndryshimi ka të bëjë me provat. Një nënshkrim i thjeshtë elektronik është çdo e dhënë elektronike e përdorur për të nënshkruar: një emër i shtypur, një klikim në një buton "prano" ose një imazh i skanuar i një nënshkrimi.

Një nënshkrim elektronik i avancuar është i lidhur në mënyrë unike me nënshkruesin, e identifikon atë, krijohet me të dhëna nën kontrollin e tij të vetëm dhe është i lidhur me dokumentin në mënyrë që çdo ndryshim i mëvonshëm të mund të zbulohet. Një nënshkrim elektronik i kualifikuar është një nënshkrim i avancuar i bërë me një pajisje të kualifikuar për krijimin e nënshkrimeve dhe i bazuar në një certifikatë të kualifikuar nga një ofrues shërbimi besimi në listën e besuar të BE-së.

Vetëm firma e kualifikuar është e barabartë me një të shkruar me dorë sipas ligjit. Për dy nivelet e tjera, gjykata zbaton testin e besueshmërisë së Nenit 3:15a BW. Përdorni firma të thjeshta kur ekspozimi është i vogël dhe marrëdhënia është e zgjidhur; përdorni të paktën një firmë të avancuar për kontrata me vlerë të lartë ose afatgjata dhe për palë të panjohura.

Çfarë vërteton një nënshkrim në procedurat holandeze?

Një akt privat i nënshkruar (onderhandse akte) jep prova bindëse (dwingend bewijs) midis palëve për deklaratat që përmban, sipas Nenit 157(2) Rv. Nëse pala tjetër e mohon me vendosmëri nënshkrimin, Neni 159(2) Rv e heq atë fuqi provuese derisa të provoni se nga erdhi nënshkrimi.

Me një firmë të kualifikuar, kjo provë është e thjeshtë sepse certifikata dhe të dhënat e auditimit identifikojnë nënshkruesin. Me një firmë të thjeshtë, gjithçka varet nga ajo që platforma juaj e nënshkrimit ka regjistruar në atë kohë. Ky regjistrim nuk mund të rindërtohet më vonë.

Si e vërtetoni identitetin, qëllimin dhe integritetin?

Ju vërtetoni identitetin me atë që regjistron procesi përpara se të aplikohet nënshkrimi. Një lidhje e dërguar me email vërteton vetëm kontrollin e një kutie postare; një faktor i dytë me telefon, një transaksion bankar i verifikuar, një kontroll identiteti me video ose një certifikatë e kualifikuar secili ngre nivelin dhe lë një regjistrim.

Kur disa persona ndajnë të njëjtin hyrje në departament, procesi nuk vërteton asgjë se cili person ka nënshkruar. Kjo është një dobësi e përsëritur në dosjet e punësimit dhe prokurimit, dhe është pikërisht pika që një gjykatë do të testojë sipas Nenit 159(2) Rv.

Qëllimi tregohet nga akti: hapja e dokumentit, shfletimi i tij dhe zgjedhja për të nënshkruar versionin e paraqitur. Një platformë që regjistron hash-in e dokumentit, kohën, autentifikimin e përdorur dhe sekuencën e hapave ju jep këtë provë. Integriteti është ana teknike: një dokument i vulosur tregon çdo ndryshim të mëvonshëm, kështu që një korrigjim pas nënshkrimit ka nevojë për një raund të ri nënshkrimi.

Për sa kohë duhet ta ruani gjurmën e auditimit?

Ruani gjurmën e auditimit së bashku me dokumentin e nënshkruar për të paktën periudhën e ruajtjes së të dhënave bazë. Sipas Nenit 52(4) të Aktit të Përgjithshëm të Taksave Shtetërore (AWR), bizneset duhet të mbajnë të dhënat e tyre përkatëse tatimore për shtatë vjet.

Gjurma e auditimit duhet të tregojë se kush është ftuar, kush e hapi dokumentin, si e kanë vërtetuar, kur e kanë nënshkruar dhe rezultatin e validimit të çdo certifikate në kohën e nënshkrimit. Certifikatat skadojnë, kështu që një nënshkrim mbetet i verifikueshëm më pas vetëm nëse validimi është regjistruar kur është bërë.

Ku gabojnë nënshkrimet elektronike?

Shumica e dështimeve ndjekin katër modele. I pari është një mospërputhje midis autentifikimit të përdorur dhe vlerës së dokumentit, siç është një nënshkrim me klikim në një kontratë me vlerë një vit qarkullimi.

E dyta është një kuti postare ose hyrje e përbashkët, gjë që e bën të pamundur lidhjen e nënshkrimit me një person. E treta është një nënshkrues pa autorizim për të lidhur kompaninë: kontrolloni se kush mund ta përfaqësojë kompaninë në Dhomën e Tregtisë (KVK) regjistrin tregtar para nënshkrimit, jo më pas. I katërti është një regjistrim i paplotë, ku përfundon abonimi në platformë dhe të dhënat e auditimit zhduken bashkë me të.

Përpara se të nënshkruani një kontratë , bini dakord se çfarë niveli nënshkrimi nevojitet për dokumentin dhe kush mund ta përdorë atë nga secila palë. Kur dikush nënshkruan në emër të një personi tjetër, dokumentoni prokurën me po aq kujdes sa vetë nënshkrimin.

Cilat dokumente kërkojnë kujdes të veçantë?

Disa klauzola janë të vlefshme vetëm nëse bien dakord me shkrim. Sipas Nenit 7:652(2) BW, një periudhë prove duhet të bihet dakord me shkrim, dhe sipas Nenit 7:653 BW, një klauzolë moskonkurrence është e vlefshme vetëm nëse bihet dakord me shkrim me një punonjës të rritur.

Një kontratë pune e lidhur përmes një portali të Burimeve Njerëzore përmbush atë kërkesë të formës së shkruar vetëm nëse përmbush Nenin 6:227a BW: punonjësi mund të konsultojë tekstin dhe momenti i nënshkrimit mund të përcaktohet. Për palët jashtë BE-së, kontrolloni nëse nënshkrimi do të njihet atje, sepse rregulli i ekuivalencës i Rregullores eIDAS mbulon vetëm BE-në.

Si e konfiguroni një proces nënshkrimi që mban?

Një politikë e zbatueshme nënshkrimi futet në një faqe. Renditini dokumentet tuaja në tre nivele, lidhni secilin nivel me një nivel nënshkrimi, emërtoni ata që mund të nënshkruajnë në secilin nivel, arkivoni gjurmët e auditimit me dokumentin dhe listoni transaksionet që duhet t'i shkojnë një noteri sipas neneve 3:89 dhe 2:196 BW.

Testojeni politikën kundrejt kontratave tuaja standarde dhe kundrejt kontratave që palët tuaja më të mëdha ju kërkojnë të nënshkruani. Grupi i dytë zakonisht mbart rrezikun më të madh, sepse ju nuk kontrolloni platformën e tyre të nënshkrimit ose të dhënat e saj.

Çfarë duhet të kontrolloni përpara se të mbështeteni në një nënshkrim elektronik?

Pavarësisht nëse nënshkruani ju ose i kërkoni dikujt tjetër të nënshkruajë, zbatohen të njëjtat kontrolle. Kryejini ato përpara se të fillojë raundi i nënshkrimit.

• Kontrolloni nëse dokumenti ka nevojë për një akt noterial (pasuri të paluajtshme, aksione BV) apo vetëm në formë të shkruar sipas Nenit 6:227a BW.
• Zgjidhni nivelin e nënshkrimit (të thjeshtë, të avancuar ose të kualifikuar) që përputhet me vlerën dhe kohëzgjatjen e kontratës.
• Kontrolloni KVK regjistrin tregtar që çdo nënshkrues mund ta përfaqësojë kompaninë.
• Sigurohuni që platforma regjistron kontrollet e identitetit, vulat kohore dhe hash-in e dokumentit.
• Nënshkruani vetëm versionin përfundimtar dhe sigurohuni që secila palë të marrë një kopje të dokumentit të nënshkruar.
• Arkivoni gjurmën e auditimit me kontratën për të paktën shtatë vjet.
• Për një palë tjetër jashtë BE-së, konfirmoni që nënshkrimi do të njihet në atë vend.

Çfarë mund të bëjmë për ju me nënshkrimet elektronike?

Avokatët tanë të IT-së dhe avokatët e kontratave punojnë në nënshkrimin elektronik për bizneset.

• Ne shqyrtojmë politikën tuaj të nënshkrimit dhe lidhim çdo lloj kontrate me nivelin e duhur të nënshkrimit.
• Ne kontrollojmë nëse një kontratë specifike mund të nënshkruhet elektronikisht apo nëse ka nevojë për një noter.
• Ne shqyrtojmë klauzolat që kërkojnë formë të shkruar, siç janë periudhat e provës dhe klauzolat e moskonkurrencës.
• Ne vlerësojmë gjurmët e auditimit dhe provat kur pala tjetër mohon se ka nënshkruar.
• Ne zhvillojmë procedura në të cilat vihet në dyshim vlefshmëria e një nënshkrimi elektronik.

përmbledhje

• Sipas Nenit 3:15a BW, një nënshkrim elektronik i kualifikuar është i barabartë me një të shkruar me dorë; nënshkrimet e tjera elektronike janë të tilla nëse metoda ka qenë mjaftueshëm e besueshme.
• Nëse pala tjetër mohon një nënshkrim, Neni 159(2) Rv kërkon që ju të provoni se nga erdhi ai.
• Transferimet e pasurive të paluajtshme dhe transferimet e aksioneve të BV kërkojnë një akt noterial dhe nuk mund të nënshkruhen elektronikisht.
• Kërkesat për formë të shkruar mund të përmbushen elektronikisht sipas kushteve të Nenit 6:227a BW.
• Mbani gjurmët e auditimit së bashku me kontratën; të dhënat që lidhen me taksat duhet të ruhen për shtatë vjet.

Pyetjet më të shpeshta