Korniza e qeverisjes korporative: kush vendos dhe kush mbikëqyr?

Një kuadër qeverisjeje korporative është një sërë rregullash që përcakton se kush në kompaninë tuaj vendos çfarë, kush mbikëqyr dhe si drejtorët japin llogari për vendimet e tyre. Në Holandë, pjesa më e madhe e këtij kuadri është përcaktuar me ligj në Librin 2 të Kodit Civil Holandez (Burgerlijk Wetboek, BW); Kodi Holandez i Qeverisjes Korporative shton rregulla detyruese "përputhuni ose shpjegoni" vetëm për kompanitë e listuara në bursë.

Për një kompani private (bv) korniza është kryesisht statuti, marrëveshja e aksionarëve dhe disa rregulla të brendshme. Për një kompani të listuar në bursë ose të madhe, ajo përfshin gjithashtu një strukturë mbikëqyrëse, komitete dhe detyra të gjera raportimi. Më poshtë shpjegojmë blloqet ligjore, zgjedhjet që mund të bëni dhe hapat për të vendosur një kornizë të zbatueshme.

Pse ka rëndësi një kuadër qeverisjeje?

Një kuadër i qartë parandalon mosmarrëveshjet rreth autoritetit dhe mbron drejtorët nga përgjegjësia. Gjithashtu u tregon investitorëve, bankave dhe rregullatorëve se vendimet merren me kujdes.

Sipas ligjit holandez, drejtorët duhet t'i kryejnë detyrat e tyre siç duhet (Neni 2:9 BW). Nëse një vendim shkon keq, pyetja është nëse drejtori ka vepruar me kujdesin e duhur, ka marrë parasysh informacionin e duhur dhe ka respektuar rregullat e brendshme. Një kornizë që regjistron se kush vendos çfarë dhe mbi çfarë baze, është prova më e mirë se ky ka qenë rasti.

Çfarë thotë ligji holandez për interesin e kompanisë?

Drejtorët duhet të veprojnë në interes të kompanisë dhe biznesit të saj (vennootschappelijk belang). Ky nuk është vetëm interesi i aksionarëve.

Gjykata Supreme (Hoge Raad) konfirmoi në vendimin e Cancun (ECLI:NL:HR:2014:797) se drejtorët duhet të marrin parasysh interesat e të gjithë atyre që janë të përfshirë në kompani, siç janë aksionarët, punonjësit dhe kreditorët. Ndërsa i shërbejnë interesit të kompanisë, drejtorët duhet të shmangin dëmtimin e panevojshëm ose në mënyrë disproporcionale të këtyre palëve të interesuara.

Bord me një ose dy nivele: cila strukturë përshtatet?

Ligji holandez i lejon të dyja. Në një strukturë me dy nivele, një bord menaxhimi drejton kompaninë dhe një bord mbikëqyrës i veçantë (raad van commissarissen) e mbikëqyr atë; në një strukturë me një nivel, drejtorët ekzekutivë dhe jo-ekzekutivë ulen së bashku në një bord.

Bordi me dy nivele

Bordi me dy nivele është modeli tradicional holandez. Bordi drejtues (bestuur) menaxhon kompaninë. Bordi mbikëqyrës mbikëqyr menaxhimin dhe rrjedhën e përgjithshme të punëve dhe këshillon bordin drejtues.

Drejtorët mbikëqyrës duhet të veprojnë gjithashtu në interes të kompanisë. Ata nuk janë përfaqësues të aksionarëve që i kanë emëruar. Detyra e tyre është të mbikëqyrin në mënyrë të pavarur, të bëjnë pyetje kritike dhe të informohen siç duhet.

Bordi me një nivel

Që nga 1 janari 2013, një bv ose nv mund të zgjedhë një bord me një nivel (neni 2:129a dhe neni 2:239a BW). Drejtorët ekzekutivë e menaxhojnë kompaninë; drejtorët jo-ekzekutivë mbikëqyrin.

Ligji kërkon që kryetari i një bordi me një nivel të jetë një drejtor jo-ekzekutiv dhe që ndarja e detyrave të regjistrohet në statut ose në rregulloren e bordit. Modeli me një nivel shpesh zgjidhet nga grupe ndërkombëtare që janë të familjarizuar me të, por kërkon marrëveshje të qarta mbi informacionin dhe përgjegjësinë. Në parim, të gjithë drejtorët ndajnë përgjegjësinë kolektive, gjë që e bën një ndarje të duhur të detyrave të rëndësishme për drejtorët jo-ekzekutivë.

Kur është e detyrueshme një strukturë mbikëqyrëse?

Për shumicën e kompanive private, një bord mbikëqyrës është opsional. Ai bëhet i detyrueshëm sipas regjimit të kompanive të mëdha (strukturorregime) kur një kompani përmbush kriteret statutore për tre vjet rresht.

Këto kritere janë, shkurt: kapitali dhe rezervat e emetuara mbi një prag statutor, një këshill pune i krijuar sipas një detyrimi ligjor dhe të paktën 100 punonjës në Holandë (Nenet 2:153 dhe 2:263 BW). Një kompani brenda regjimit duhet të ketë një bord mbikëqyrës ose një bord me një nivel me kompetenca të krahasueshme. Bordi mbikëqyrës më pas fiton kompetenca, të tilla si emërimi dhe shkarkimi i drejtorëve në regjimin e plotë, dhe këshilli i punës fiton të drejtën për të rekomanduar një të tretën e drejtorëve mbikëqyrës. Ka përjashtime dhe një regjim të zbutur për grupe të caktuara ndërkombëtare.

Kush vendos çfarë: aksionarët, bordi dhe mbikëqyrësit?

Mbledhja e përgjithshme (algemene vergadering) emëron dhe shkarkon drejtorët, miraton llogaritë vjetore dhe vendos për ndryshimet në statut. Bordi menaxhon kompaninë dhe e përfaqëson atë.

Për një bv, mbledhja e përgjithshme duhet të mblidhet, ose të vendosë me shkrim, të paktën një herë në vit (Neni 2:218 BW); për një nenv, mbledhja vjetore duhet të mbahet brenda gjashtë muajve nga përfundimi i vitit financiar (Neni 2:108 BW). Statutet mund t'i japin mbledhjes së përgjithshme fuqinë për t'i dhënë udhëzime bordit. Bordi duhet t'i ndjekë këto udhëzime, përveç nëse ato bien ndesh me interesin e kompanisë (Neni 2:239(4) BW).

Shumica e kornizave shtojnë një listë çështjesh të rezervuara: vendime që kërkojnë miratim paraprak të mbledhjes së përgjithshme ose bordit mbikëqyrës. Shembuj janë blerjet mbi një shumë të caktuar, marrja e borxhit të konsiderueshëm, hyrja në tregje të reja dhe emërimi i menaxhmentit të lartë. Të drejta të tilla miratimi funksionojnë brenda kompanisë. Ndaj palëve të treta, një drejtor i cili është i autorizuar të përfaqësojë kompaninë në përgjithësi mund ta detyrojë atë, edhe pa miratim të brendshëm (Neni 2:240(3) BW). Artikulli ynë mbi marrëveshjen e aksionarëve shpjegon se si aksionarët mund të regjistrojnë marrëveshje të mëtejshme midis tyre.

Si i regjistroni të drejtat e vendimmarrjes?

Vendosni rregullat bazë në statut dhe detajet në rregullat e bordit dhe një matricë miratimi. Kjo i mban statutet të qëndrueshme, ndërsa rregullat e përditshme mund të përshtaten.

Një matricë praktike miratimi përcakton, për çdo lloj vendimi, kush e përgatit atë, kush vendos dhe kush duhet ta miratojë atë, me pragje monetare dhe rregulla bashkë-nënshkrimi. Ajo gjithashtu regjistron se si trajtohen konfliktet dhe si mbahen procesverbalet e vendimeve. Procesverbalet dhe memorandumet e vendimeve janë prova juaj e mëvonshme se bordi ka vepruar me kujdes.

Çfarë detyrash kanë drejtorët?

Drejtorët duhet t’i kryejnë detyrat e tyre siç duhet, të veprojnë në interes të kompanisë dhe të qëndrojnë larg vendimeve në të cilat kanë një interes personal në konflikt. Shkelja e këtyre detyrave mund të çojë në përgjegjësi personale.

Konfliktet e interesit

Një drejtor me një interes personal të drejtpërdrejtë ose të tërthortë që bie ndesh me interesin e kompanisë nuk mund të marrë pjesë në diskutime dhe vendimmarrje (Neni 2:129(6) dhe Neni 2:239(6) BW). Nëse si rezultat nuk mund të merret asnjë vendim i bordit, vendos bordi mbikëqyrës ose, nëse nuk ka një të tillë, mbledhja e përgjithshme, përveç nëse statuti parashikon ndryshe.

Transaksionet me palë të lidhura, të tilla si kompania e vetë një drejtori ose një aksionar kryesor, meritojnë një procedurë të veçantë. Regjistroni se kush e deklaroi interesin, kush vendosi dhe me çfarë kushtesh. Për kompanitë e listuara në bursë, ligji shton rregulla specifike mbi transaksionet materiale të palëve të lidhura.

Përgjegjësia e drejtorëve

Një drejtor është përgjegjës ndaj kompanisë vetëm nëse ai ose ajo mund të fajësohet rëndë (ernstig verwijt) për kryerje të pahijshme të detyrave. Ndaj palëve të treta dhe në rast falimentimi, mund të zbatohen rregulla më të rrepta.

Në falimentim, drejtorët mund të mbahen përgjegjës bashkërisht për deficitin nëse ata i kanë kryer qartësisht detyrat e tyre në mënyrë të papërshtatshme dhe ky është një shkak i rëndësishëm i falimentimit (Neni 2:248 BW). Mosmbajtja e llogarive të duhura ose mosparaqitja e llogarive vjetore në kohë krijon një supozim ligjor se detyrat janë kryer në mënyrë të papërshtatshme. Një kompani private mund të bëjë shpërndarje për aksionarët vetëm nëse bordi i miraton ato dhe kompania mund të vazhdojë të paguajë borxhet e saj më pas (Neni 2:216 BW). Artikujt tanë mbi përgjegjësinë e drejtorëve dhe mbi sigurinë financiare brenda ligjit të korporatave i diskutojnë këto rreziqe në më shumë detaje.

Një kuadër i mirë i zvogëlon këto rreziqe. Ai dokumenton se çfarë informacioni kishte bordi, si u vlerësuan rreziqet dhe kush e miratoi vendimin. Një shkarkim nga mbledhja e përgjithshme mbulon vetëm faktet që ishin të dukshme nga llogaritë vjetore ose që u zbuluan ndryshe në mbledhje, dhe sigurimi i drejtorëve dhe zyrtarëve zakonisht përjashton sjelljen e keqe të qëllimshme.

Si e organizoni menaxhimin e riskut dhe kontrollin e brendshëm?

Bordi është përgjegjës për identifikimin e rreziqeve kryesore dhe për kontrollet që i mbajnë ato brenda kufijve të pranueshëm. Bordi mbikëqyrës ose drejtorët jo-ekzekutivë mbikëqyrin këtë.

Shumë kompani përdorin modele të njohura, të tilla si COSO për kontrollin e brendshëm, ISO 31000 për menaxhimin e riskut dhe modelin me tre linja, në të cilin menaxhmenti zotëron risqet, një funksion përputhshmërie përcakton politikat dhe auditimi i brendshëm jep siguri të pavarur. Për kompanitë e listuara në bursë, dispozita e praktikës më të mirë 1.4.3 e Kodit Holandez të Qeverisjes së Korporatave kërkon një deklaratë kontrolli në raportin e menaxhimit.

Për një kompani më të vogël, funksionon një sistem më i thjeshtë: ndarja e detyrave për pagesat, një parim me katër sy mbi një shumë të caktuar, një mbyllje financiare mujore dhe një regjistër i shkurtër rreziqesh me pronarët. Pika kryesore është që bordi të mund të tregojë se i dinte rreziqet kryesore dhe veproi mbi to.

Çfarë duhet të organizoni për integritetin dhe sinjalizimin?

Punëdhënësit me 50 ose më shumë punonjës duhet të kenë një procedurë të brendshme raportimi për dyshime për shkelje sipas Aktit të Mbrojtjes së Informatorëve (Wet bescherming klokkenluiders). Raportuesit janë të mbrojtur nga hakmarrja.

Një kod sjelljeje përcakton rregullat mbi konfliktet e interesit, dhuratat dhe luftën kundër ryshfetit. Një kanal raportimi funksionon vetëm nëse njerëzit i besojnë. Kjo kërkon trajtim konfidencial, një procedurë të qartë për hetimin dhe një bord ose komitet që ndjek raportet dhe mësimet e nxjerra.

Çfarë roli luajnë këshilli i punës dhe palët e tjera të interesuara?

Një kompani me 50 ose më shumë punonjës në Holandë duhet të krijojë një këshill pune (ondernemingsraad) sipas Aktit të Këshillave të Punës (Wet op de ondernemingsraden, WOR). Këshilli i punës ka të drejtë të konsultohet për vendime të rëndësishme ekonomike dhe të drejtën e pëlqimit për rregullat e rëndësishme të punësimit.

E drejta e këshillimit mbulon vendime të tilla si transferimi i kontrollit, një riorganizim, një investim i rëndësishëm ose emërimi ose shkarkimi i një drejtori (Neni 25 dhe Neni 30 i Ligjit për Punëtorët e Punës). Këshilla duhet të kërkohet në një fazë kur ajo ende mund të ndikojë në vendim. E drejta e pëlqimit mbulon rregullime të tilla si pensioni, orari i punës dhe sistemet e monitorimit të personelit (Neni 27 i Ligjit për Punëtorët e Punës). Përfshijini këto të drejta në planifikimin e vendimeve, jo si një mendim të mëvonshëm.

Aksionarët ushtrojnë të drejtat e tyre në mbledhjen e përgjithshme. Kompanitë e listuara në bursë gjithashtu mbajnë një dialog me investitorët. Bankat dhe financuesit e tjerë shpesh kanë të drejta informacioni dhe miratimi sipas dokumentacionit të kredisë, të cilat duhet të pasqyrohen në matricën e miratimit.

Cilat detyrime raportimi zbatohen?

Çdo bv dhe nv duhet të përgatisë llogaritë vjetore dhe, varësisht nga madhësia e saj, një raport menaxhimi, dhe t'i paraqesë ato në Dhomën e Tregtisë (KvK). Kompanitë më të mëdha duhet gjithashtu t'i kenë llogaritë të audituara.

Për një bv, bordi përgatit llogaritë vjetore brenda pesë muajve nga përfundimi i vitit financiar; mbledhja e përgjithshme mund ta zgjasë këtë afat deri në pesë muaj (Neni 2:210 BW). Pas miratimit, llogaritë duhet të dorëzohen në KvK brenda tetë ditëve dhe, në çdo rast, brenda dymbëdhjetë muajve nga përfundimi i vitit financiar. Dorëzimi i vonuar mund të çojë në një gjobë dhe, në rast falimentimi, në supozimin e menaxhimit të papërshtatshëm të përmendur më sipër.

Raportimi i qëndrueshmërisë sipas Direktivës së BE-së për Raportimin e Qëndrueshmërisë së Korporatave (CSRD) zbatohet për kompanitë e mëdha dhe të listuara në bursë. Fusha e zbatimit dhe orari i tij u ndryshuan nga BE-ja në vitin 2025, prandaj kontrolloni nëse dhe kur kompania juaj bie brenda tij.

Kur zbatohet Kodi Holandez i Qeverisjes së Korporatave?

Kodi zbatohet për kompanitë e listuara në bursë me seli të regjistruar në Holandë. Ato duhet të deklarojnë në raportin e tyre të menaxhimit nëse i përmbahen parimeve dhe dispozitave të praktikave më të mira të tij dhe të shpjegojnë çdo devijim.

Ky detyrim "përmbush ose shpjegoj" ka një bazë statutore në Nenin 2:391 BW dhe dekretin përkatës mbi përmbajtjen e raportit të menaxhimit. Versioni aktual i Kodit daton nga dhjetori 2022 dhe i kushton më shumë vëmendje krijimit të vlerës së qëndrueshme afatgjatë, diversitetit dhe kulturës së kompanisë. Komiteti i Monitorimit për Qeverisjen e Korporatave raporton se si kompanitë e zbatojnë atë.

Kompanitë e palistuara në bursë nuk janë të detyruara nga Kodi, por shumë prej tyre e përdorin atë si referencë, për shembull kur përgatiten për investitorët ose një shitje. Zgjidhni elementët që i përshtaten madhësisë suaj në vend që ta kopjoni të gjithë Kodin.

Diversiteti në bord

Që nga 1 janari 2022, bordi mbikëqyrës i një shoqërie tregtare të listuar në bursë duhet të përbëhet nga të paktën një e treta burra dhe të paktën një e treta gra. Një emërim që nuk i plotëson këto kushte është i pavlefshëm.

Ndërmarrjet e mëdha neo-ekonomike dhe bv-të duhet gjithashtu të vendosin objektiva të përshtatshëm dhe ambiciozë për balancën gjinore në bordin e tyre, bordin mbikëqyrës dhe menaxhmentin e lartë, të hartojnë një plan për t'i arritur ato dhe të raportojnë për këtë çdo vit në Këshillin Social dhe Ekonomik (SER).

Cilat rregulla të BE-së ndikojnë në qeverisje?

Përveç ligjit holandez të shoqërive tregtare, disa rregulla të BE-së ia ngarkojnë përgjegjësitë drejtpërdrejt bordit. Më të rëndësishmet kanë të bëjnë me mbrojtjen e të dhënave, sigurinë kibernetike dhe inteligjencën artificiale.

• Rregullorja e Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave (GDPR) kërkon që kompania të jetë në gjendje të demonstrojë pajtueshmëri, të emërojë një oficer të mbrojtjes së të dhënave në raste të caktuara dhe të raportojë shkeljet e të dhënave tek Autoriteti Holandez i Mbrojtjes së të Dhënave (Autoriteit Persoonsgegevens) brenda 72 orëve.
• Direktiva NIS2, e zbatuar në Holandë nëpërmjet Aktit të Sigurisë Kibernetike (Cyberbeveiligingswet), kërkon që subjektet në fushëveprim të marrin masa të sigurisë kibernetike që miratohen dhe mbikëqyren nga organi drejtues.
• Akti i BE-së për Inteligjencën Artificiale, i cili hyri në fuqi më 1 gusht 2024 dhe zbatohet në faza, përcakton detyrime për kompanitë që zhvillojnë ose përdorin sisteme të Inteligjencës Artificiale, në varësi të nivelit të rrezikut.

Caktoni përgjegjësinë për secilën nga këto fusha një anëtari të emëruar të bordit dhe sigurohuni që bordi të marrë raporte të rregullta.

Si e përshtatni qeverisjen për kompaninë tuaj?

Mbajeni kornizën proporcionale. Një biznes i ri ka nevojë për të drejta të qarta vendimmarrjeje dhe kontrolle themelore; një grup me degë të huaja ka nevojë për një linjë bazë të përbashkët me shtesa lokale.

Grupet dhe operacionet ndërkufitare

Në një grup, kompania mëmë përcakton politikat bazë dhe çështjet e rezervuara. Bordi i secilës degë duhet të veprojë në interes të kompanisë së vet.

Ky tension ka rëndësi në praktikë. Një udhëzim nga kompania mëmë që dëmton degën, për shembull duke zhvendosur asetet prej saj, mund t'i ekspozojë drejtorët e degës ndaj përgjegjësisë. Mbani një regjistër qendror të njësisë me drejtorët, nënshkruesit dhe datat e paraqitjes, dhe sigurohuni që bordet lokale të takohen dhe të vendosin.

Fondacione dhe shoqata

Që nga 1 korriku 2021, Akti për Menaxhimin dhe Mbikëqyrjen e Personave Ligjorë (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) ka zbatuar rregulla të ngjashme mbi detyrat, konfliktet e interesit dhe përgjegjësinë për fondacionet dhe shoqatat.

Çfarë duhet të kontrolloni si drejtor?

Si drejtor, ju mbani përgjegjësi personale sipas Neneve 2:9 dhe 2:248 BW, prandaj kontrolloni që korniza ju mbron në praktikë:

• A e dini se cilat vendime kërkojnë miratim paraprak sipas statutit ose marrëveshjes së aksionarëve, dhe a është regjistruar ky miratim?
• A keni deklaruar çdo interes personal në konflikt dhe a keni qëndruar jashtë atij vendimi (Neni 2:239(6) BW për një bv)?
• A regjistrohen vendimet e bordit në procesverbal, me informacionin mbi të cilin janë bazuar?
• A përgatiten dhe dorëzohen llogaritë vjetore në KvK brenda afateve ligjore?
• A është kërkuar këshilli i punës këshillim në kohë mbi vendimet e listuara në Nenin 25 të WOR?

Çfarë duhet të kontrolloni si aksionar?

Si aksionar, ju ushtroni ndikimin tuaj nëpërmjet mbledhjes së përgjithshme dhe dokumenteve që nënshkruani, prandaj kontrolloni:

• Cilat vendime i rezervon statuti për mbledhjen e përgjithshme dhe nëse mund t’i jepni udhëzime bordit (Neni 2:239(4) BW).
• Kush emëron dhe shkarkon drejtorët dhe drejtorët mbikëqyrës, dhe nëse regjimi i kompanive të mëdha e kufizon këtë të drejtë.
• Çfarë të drejtash informacioni keni midis mbledhjeve, sipas ligjit ose marrëveshjes së aksionarëve.
• Nëse shpërndarjet testohen kundrejt testit të shpërndarjes të Nenit 2:216 BW përpara se t'i merrni ato.
• Si zgjidhen bllokimi dhe dalja, për shembull me anë të një klauzole transferimi ose një procedure hetimore (enquêteprocedure) në Dhomën e Ndërmarrjeve.

Çfarë mund të bëjmë për ju me kuadrin tuaj të qeverisjes?

Ekipi ynë i ligjit të korporatave krijon dhe shqyrton qeverisjen për kompanitë holandeze dhe ndërkombëtare:

• Ne shqyrtojmë statutin tuaj dhe marrëveshjen e aksionarëve kundrejt Librit 2 BW dhe vendimmarrjes suaj aktuale.
• Ne hartojmë rregullat e bordit, një matricë miratimi dhe një procedurë për konfliktin e interesit.
• Ne vlerësojmë nëse zbatohet regjimi i kompanive të mëdha dhe cili përjashtim ose regjim i zbutur është i disponueshëm.
• Ne i planifikojmë të drejtat e këshillit të punës për këshillim dhe pëlqim në vendime të mëdha, siç janë riorganizimi ose shitja.
• Ne i këshillojmë drejtorët mbi ekspozimin ndaj përgjegjësisë personale përpara se të merret një vendim me risk të lartë.

përmbledhje

• Një kornizë e qeverisjes korporative përcakton se kush vendos, kush mbikëqyr dhe si i japin llogari drejtorët vendimeve të tyre.
• Në Holandë, rregullat kryesore janë në Librin 2 BW; Kodi Holandez i Qeverisjes Korporative zbatohet për kompanitë e listuara në bursë në bazë të parimit "zbato ose shpjego".
• Drejtorët duhet të veprojnë në interes të kompanisë, që përfshin interesat e punonjësve, kreditorëve dhe palëve të tjera të interesuara.
• Mund të zgjidhni midis një bordi me dy nivele dhe një bordi me një nivel; regjimi i kompanive të mëdha e bën mbikëqyrjen të detyrueshme.
• Regjistroni autoritetin në nene, rregullore të bordit dhe një matricë miratimi, dhe përfshijeni këshillin e punës në kohë.

Rregullat statutore mund të gjenden në Librin 2 të Kodit Civil Holandez.

Pyetjet më të shpeshta