Akti për regjistrimin elektronik në regjistrat tregtar: si lëviz qeveria me kohën
Prezantimi
Ndihma për klientët ndërkombëtarë që kanë një biznes në Hollandë është pjesë e praktikës time të përditshme. Mbi të gjitha, Hollanda është një vend i shkëlqyeshëm për të zhvilluar një biznes në të, por të mësosh gjuhën ose të mësohesh me praktikat e biznesit holandez mund të jetë ndonjëherë e ndërlikuar për korporatat e huaja. Prandaj, një dorë ndihmëse shpesh vlerësohet. Shtrirja e ndihmës sime shkon nga asistimi në detyra komplekse, deri tek ndihmesa në komunikim me autoritetet Hollandeze. Kohët e fundit, unë mora një pyetje nga një klient për të shpjeguar se çfarë thuhej saktësisht në një letër të Dhomës së Tregtisë Hollandeze. Kjo letër e thjeshtë, megjithëse e rëndësishme dhe informuese kishte të bënte me një risi në përpilimin e pasqyrave financiare, e cila së shpejti do të jetë e mundur vetëm në mënyrë elektronike. Letra ishte rezultat i dëshirës së qeverisë për të lëvizur me kohën, për të shfrytëzuar avantazhet e shkëmbimit të të dhënave elektronike dhe për të prezantuar një mënyrë të standardizuar të trajtimit të këtij procesi vjetor të përsëritur. Kjo është arsyeja pse pasqyrat financiare duhet të depozitohen në mënyrë elektronike nga viti financiar 2016 ose 2017, siç janë mishëruar në Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Akti për regjistrimin elektronik në regjistrat tregtar), i cili u prezantua së bashku me elektronikun Besluit deponues të handelsregisters (Rezoluta për regjistrimin elektronik në regjistrat tregtar); kjo e fundit jep rregulla shtesë, të hollësishme. Mbi një gojëhapur, por çfarë saktësisht nënkupton ky Akt dhe Rezolutë?
Atëherë dhe tani
Më parë, pasqyrat financiare mund të depozitohen në Dhomën e Tregtisë si në mënyrë elektronike ashtu edhe në letër. Kodi Civil Hollandez ende i njeh kryesisht dispozitat e bazuara në depozitimin në letër. Aktualisht, kjo metodë mund të shihet si e vjetëruar dhe unë në fakt u habita pak që ky zhvillim nuk ka lindur më herët. Nuk është e vështirë të imagjinohet se regjistrimi i pasqyrave financiare në letër ka shumë disavantazhe krahasuar me regjistrimin elektronik të këtyre dokumenteve kur shikohet nga perspektiva e kostos dhe e kohës. Mendoni për kostot për letër dhe kostot dhe kohën e nevojshme për të hedhur deklaratat vjetore në letër dhe dorëzimin e tyre - gjithashtu në letër - në Dhomën e Tregtisë, e cila më pas duhet të përpunojë këto dokumente të shkruara, duke mos përmendur as kohën dhe kostot që lindin kur lejoni një kontabilist të hartojë ose verifikojë këto pasqyra financiare (jo të standardizuara). Prandaj, qeveria propozoi të përdorte "SBR" (shkurtimi i tij: Standard Business Report), e cila është një metodë e standardizuar elektronike e krijimit dhe dorëzimit të informacionit dhe dokumenteve financiare, bazuar në një katalog të të dhënave (Taxonomie Hollandeze). Ky katalog përmban përkufizime të të dhënave, të cilat mund të përdoren për të krijuar pasqyrat financiare. Një avantazh tjetër i metodës SBR është se jo vetëm shkëmbimi i të dhënave midis korporatës dhe Dhomës së Tregtisë do të thjeshtohet, por, si rezultat i standardizimit, shkëmbimi i të dhënave me palë të treta do të bëhet më i lehtë gjithashtu. Korporatat e vogla tashmë mund të paraqesin deklaratat vjetore në mënyrë elektronike përmes përdorimit të metodës SBR që nga viti 2007. Për bizneset e mesme dhe të mëdha kjo mundësi është prezantuar në 2015.
Pra, kur dhe për kë?
Qeveria e bëri të qartë se përgjigjja për këtë pyetje është një rast tipik i "çështjeve të madhësisë". Bizneset e vogla do të jenë të detyruara të paraqesin pasqyrat financiare në mënyrë elektronike përmes SBR nga viti financiar 2016 e tutje. Si një alternative, bizneset e vogla që (hartojnë dhe) paraqesin vetë pasqyrat financiare, kanë mundësinë e depozitimit të pasqyrave përmes një shërbimi falas online - shërbimit "zelf deponeren jaarrekening" -, i cili është në veprim që nga viti 2014. Avantazhi i këtij shërbimi është se nuk do të duhet të blini softuer që janë "të pajtueshëm me SBR". Bizneset e mesme duhet të paraqesin pasqyrat financiare përmes SBR nga viti financiar 2017 e tutje. Gjithashtu për këto biznese do të prezantohet një shërbim online i përkohshëm, alternativ ("opstellen jaarrekening"). Përmes këtij shërbimi, bizneset e mesme mund të hartojnë vetë pasqyrat financiare në formatin XBRL. Më pas, këto deklarata mund të dorëzohen përmes një portal online ("Digipoort"). Kjo do të thotë që korporata jo domosdoshmërisht do të duhet të blejë softuer “të pajtueshëm me SBR” menjëherë. Ky shërbim do të jetë i përkohshëm dhe do të kapet pas pesë vjetësh, duke llogaritur nga 2017. Nuk ka asnjë detyrim për bizneset e mëdha dhe strukturat e grupeve të mesme të paraqesin akoma pasqyra financiare përmes SBR. Kjo për shkak se këto biznese duhet të merren me një grup kërkesash shumë komplekse. Pritja është që këto biznese do të kenë mundësinë të zgjedhin ndërmjet paraqitjes përmes SBR ose regjistrimit përmes një formati specifik evropian nga 2019 e tutje.
Nuk ka rregulla pa përjashtime
Një rregull nuk do të ishte rregull nëse nuk ka përjashtime për t'u bërë. Dy, për të qenë të saktë. Rregullat e reja në lidhje me paraqitjen e pasqyrave financiare nuk janë të zbatueshme për personat juridikë dhe kompanitë me një zyrë të regjistruar jashtë Hollandës, që, në bazë të Handelsregisterbesluit 2008 (Rezoluta e Regjistrit Tregtar 2008), kanë detyrimin të paraqesin dokumentet financiare në Dhomën e Tregtisë, për sa i përket dhe në formën në të cilën këto dokumente duhen shpalosur në vendin e zyrës së regjistruar. Përjashtimi i dytë bëhet për emetuesit siç përcaktohet në nenin 1: 1 të Ligjit Wft (Akti i Mbikëqyrjes Financiare) dhe degët e një emetuesi, në rast se këta vetë janë emetuesit. Një emetues është kushdo që dëshiron të lëshojë letra me vlerë ose synon të lëshojë letra me vlerë.
Pika të tjera të vëmendjes
Megjithatë, nuk janë të gjitha. Vetë subjektet juridike duhet të marrin parasysh disa aspekte shtesë të rëndësisë. Një nga këto aspekte është fakti që personi juridik do të mbetet përgjegjës për paraqitjen e pasqyrave financiare që janë në përputhje me ligjin. Ndër të tjera, kjo do të thotë që pasqyrat financiare duhet të jenë në gjendje të krijojnë një pasqyrë të tillë që të mund të vlerësohet sa duhet pozita financiare e personit juridik. Prandaj, unë këshilloj çdo kompani të kontrollojë me kujdes të dhënat në pasqyrat financiare para se ato të paraqiten në çdo kohë. Së fundmi, kushtojini vëmendje faktit që refuzimi i paraqitjes së deklaratave në mënyrën e përcaktuar, do të përbëjë një kundërvajtje në bazë të Wet op de Economyische Delicten (Akti i kundërvajtjes Ekonomike). Përkundrazi, është konfirmuar që pasqyrat financiare të krijuara përmes metodës SBR, mund të përdoren nga mbledhja e aksionarëve për të krijuar këto pasqyra. Këto llogari gjithashtu mund t'i nënshtrohen auditimit nga një kontabilist, në përputhje me nenin 2: 393 të Kodit Civil Hollandez.
Përfundim
Me futjen e Ligjit për regjistrimin elektronik në regjistrat tregtarë dhe Rezolutën e lidhur, qeveria ka shfaqur një pjesë të bukur të përparimit. Si rezultat, do të bëhet e detyrueshme që bizneset e vogla dhe të mesme të depozitojnë pasqyrat financiare në mënyrë elektronike nga vitet 2016 dhe 2017 respektivisht, përveç nëse kompania hyn në fushën e një prej përjashtimeve. Përparësitë janë të shumta. Prapëseprapë, unë këshilloj të gjitha kompanitë që të mbajnë mendjet e tyre pasi përgjegjësia përfundimtare mbetet tek vetë kompanitë e detyruara për të paraqitur dosjet dhe si drejtori i kompanisë, me siguri që nuk dëshironi të lihen të merren me pasojat.
Kontakt
Nëse keni ndonjë pyetje ose komente të mëtutjeshme pas leximit të këtij artikulli, mos ngurroni të kontaktoni z. Maxim Hodak, avokat në z Law & More përmes maksim.hodak@lawandmore.nl ose z. Tom Meevis, avokat i ligjit në Law & More përmes tom.meevis@lawandmore.nl ose na telefononi në +31 (0) 40-3690680.