Punëdhënësit përpunojnë shumë të dhëna për punonjësit e tyre me kalimin e kohës. Të gjitha këto të dhëna ruhen në dosjen e personelit. Ky skedar përmban të dhëna të rëndësishme personale dhe, për këtë arsye, është thelbësore që kjo të bëhet në mënyrë të sigurt dhe të saktë. Sa kohë u lejohet punëdhënësve (ose, në disa raste, kërkohet) t'i mbajnë këto të dhëna? Në këtë blog, mund të lexoni më shumë rreth periudhës së ruajtjes ligjore të dosjeve të personelit dhe si të merreni me të.
Çfarë është një dosje personeli?
Siç u përmend më lart, një punëdhënës shpesh duhet të merret me të dhënat e personelit të punonjësve të tij. Këto të dhëna duhet të ruhen siç duhet dhe më pas të shkatërrohen. Kjo bëhet përmes dosjes së personelit. Kjo përfshin detajet e emrit dhe adresës së punonjësit(ve), kontratat e punës, raportet e performancës, etj. Këto të dhëna duhet të jenë në përputhje me kërkesat sipas rregulloreve të AVG dhe duhet të ruhen për një periudhë të caktuar kohe.
(Nëse dëshironi të dini nëse dosja juaj e personelit plotëson kërkesat e AVG, shikoni listën tonë të kontrollit të skedarit të personelit AVG këtu)
Ruajtja e të dhënave të punonjësve
AVG nuk jep periudha specifike të ruajtjes për të dhënat personale. Nuk ka asnjë përgjigje të drejtpërdrejtë për periudhën e ruajtjes së dosjes së personelit, pasi ajo përbëhet nga lloje të ndryshme të dhënash (personale). Një periudhë e ndryshme ruajtjeje zbatohet për secilën kategori të dhënash. Ajo gjithashtu ndikon nëse personi është ende punonjës, apo është larguar nga puna.
Kategoritë e periudhave të mbajtjes
Siç u tha më lart, ekzistojnë periudha të ndryshme ruajtjeje që lidhen me ruajtjen e të dhënave personale në një dosje personeli. Ekzistojnë dy kritere për t'u marrë parasysh, përkatësisht nëse një punonjës është ende i punësuar, ose është larguar nga puna. Më poshtë tregon se kur të dhëna të caktuara duhet të shkatërrohen, ose më mirë të ruhen.
Dosja aktuale e personelit
Nuk janë caktuar periudha fikse të ruajtjes për të dhënat e përfshira në dosjen aktuale të personelit të një punonjësi që është ende i punësuar. AVG vendos vetëm një detyrim për punëdhënësit për të mbajtur dosjet e personelit 'të përditësuar'. Kjo do të thotë se vetë punëdhënësi është i detyruar të caktojë një afat për shqyrtimin periodik të dosjeve të personelit dhe asgjësimin e të dhënave të vjetruara.
Detajet e aplikimit
Të dhënat e aplikimit në lidhje me një aplikant që nuk është punësuar duhet të asgjësohen brenda një maksimumi 4 javësh pas përfundimit të procedurës së aplikimit. Të dhëna të tilla si një letër motivimi ose aplikimi, CV, deklarata mbi sjelljen, korrespondenca me aplikantin hyjnë në këtë kategori. Me pëlqimin e aplikantit mundësohet ruajtja e të dhënave për rreth 1 vit.
Procesi i riintegrimit
Kur një punonjës ka përfunduar një proces riintegrimi dhe kthehet në punën e tij, zbatohet një periudhë maksimale mbajtjeje prej 2 vjetësh pas përfundimit të riintegrimit. Ekziston një përjashtim nga kjo kur punëdhënësi është vetësigurues. Në këtë situatë, zbatohet një periudhë ruajtjeje prej 5 vjetësh.
Maksimumi 2 vjet pas përfundimit të punësimit
Pasi një punonjës largohet nga puna, pjesa më e madhe e të dhënave (personale) në dosjen e personelit i nënshtrohet një periudhe ruajtjeje deri në 2 vjet.
Kjo kategori përfshin:
- Kontratat e punës dhe ndryshimet e tyre;
- Korrespondencë në lidhje me dorëheqjen;
- Raportet e vlerësimeve dhe rishikimeve të performancës;
- Korrespondencë në lidhje me promovimin/uljen në detyrë;
- Korrespondencë për sëmundje nga UWV dhe mjeku i kompanisë;
- Raportet në lidhje me Aktin e Përmirësimit të Portierëve;
- Marrëveshjet për anëtarësimin në Këshillin e Punës;
- Kopje e certifikatës.
Të paktën 5 vjet pas përfundimit të punësimit
Disa të dhëna të dosjeve të personelit i nënshtrohen një periudhe ruajtjeje 5-vjeçare. Prandaj, punëdhënësi është i detyruar t'i ruajë këto të dhëna për një periudhë 5-vjeçare pasi punëmarrësi të largohet nga puna. Këto janë të dhënat e mëposhtme:
- Pasqyrat tatimore të pagave;
- Kopja e dokumentit të identifikimit të punonjësit;
- Të dhënat e përkatësisë etnike dhe origjinës;
- Të dhëna në lidhje me taksat e pagave.
Prandaj, këto të dhëna duhet të ruhen për të paktën pesë vjet, edhe nëse ato zëvendësohen me deklarata të reja në dosjen e personelit.
Të paktën 7 vjet pas përfundimit të punësimit
Më pas, punëdhënësi ka edhe të ashtuquajturin 'detyrim për mbajtjen e taksave'. Kjo e detyron punëdhënësin të mbajë të gjitha të dhënat bazë për një periudhë 7-vjeçare. Pra, kjo përfshin të dhënat bazë, garniturat e pagave, të dhënat e listës së pagave dhe marrëveshjet e pagave.
Periudha e ruajtjes së skaduar?
Kur një periudhë maksimale e ruajtjes së të dhënave nga një skedar personeli ka skaduar, punëdhënësi nuk mund t'i përdorë më të dhënat. Këto të dhëna më pas duhet të shkatërrohen.
Kur një periudhë minimale e mbajtjes ka skaduar, punëdhënësi mund shkatërrojnë këto të dhëna. Një përjashtim zbatohet kur një periudhë minimale e ruajtjes ka skaduar dhe punonjësi kërkon asgjësimin e të dhënave.
A keni pyetje në lidhje me periudhat e ruajtjes së dosjeve të stafit ose periudhat e ruajtjes për të dhëna të tjera? Nëse po, ju lutemi na kontaktoni. Tona avokatët e punësimit do të jetë i lumtur t'ju ndihmojë!