Dosja e personelit të listës së kontrollit AVG

Dosja e personelit të listës së kontrollit AVG

Si punëdhënës, është e rëndësishme të ruani siç duhet të dhënat e punonjësve tuaj. Duke vepruar kështu, ju jeni të detyruar të mbani shënime të personelit të të dhënave personale të punonjësve. Kur ruani të dhëna të tilla, duhet të merren parasysh Rregullorja e Përgjithshme e Mbrojtjes së të Dhënave të Aktit (AVG) dhe Rregullorja e Përgjithshme e Mbrojtjes së të Dhënave të Aktit të Zbatimit (UAVG). AVG i imponon punëdhënësit detyrime në lidhje me përpunimin e të dhënave personale. Nëpërmjet kësaj liste kontrolli, ju do të dini nëse dosjet tuaja të personelit përputhen me kërkesat.

  1. Cilat të dhëna mund të përpunohen në dosjen e personelit?

Rregulli kryesor që ndiqet është se mund të përfshihen vetëm të dhënat e nevojshme për qëllimin e dosjes së personelit: ekzekutimi i duhur i kontratës së punës me punonjësin.

Në çdo rast, të dhënat personale 'të zakonshme' do të mbahen si:

  • Emrin;
  • Adresë;
  • Data e lindjes;
  • Kopja e pasaportës/kartës së identitetit;
  • Numri BSN
  • Kontrata e nënshkruar e punës duke përfshirë termat dhe kushtet e punësimit dhe anekset;
  • Të dhënat e performancës dhe zhvillimit të punonjësve, të tilla si raportet e vlerësimit.

Punëdhënësit mund të zgjedhin të zgjerojnë dosjen e personelit për të përfshirë të dhëna të tjera siç janë shënimet personale të punëdhënësit, një procesverbal i mungesës, ankesat, paralajmërimet, të dhënat e intervistave etj.

Si punëdhënës, është e rëndësishme që këto të dhëna të përditësohen rregullisht për të ndjekur korrektësinë dhe saktësinë në lidhje me periudhat e ruajtjes ligjore.

  1. Kur mund të përpunohen të dhënat personale 'të zakonshme' në një dosje personeli?

Një punëdhënës duhet të marrë parasysh se kur dhe cilat të dhëna personale 'të zakonshme' mund të ruhen në dosjen e personelit. Sipas nenit 6 AVG, punëdhënësit mund të ruajnë të dhënat personale 'të zakonshme' në dosjen e personelit për 6 arsye. Këto arsye përfshijnë:

  • Punonjësi ka dhënë pëlqimin për përpunimin;
  • Përpunimi është i nevojshëm për ekzekutimin e marrëveshjes së punonjësit (punësimit);
  • Përpunimi është i nevojshëm për shkak të një detyrimi ligjor që i takon punëdhënësit (si pagimi i taksave dhe kontributeve);
  • Përpunimi është i nevojshëm për të mbrojtur interesat jetike të punonjësit ose të një personi tjetër fizik (një shembull luan kur rreziku akut është i pashmangshëm, por punonjësi është mendërisht i paaftë për të dhënë pëlqimin);
  • Përpunimi është i nevojshëm për interes publik/rend publik;
  • Përpunimi është i nevojshëm për të kënaqur interesat legjitime të punëdhënësit ose të palës së tretë (përveç rasteve kur interesat e punëmarrësit janë më të mëdha se interesat legjitime të punëdhënësit).
  1. Cilat të dhëna nuk duhet të përpunohen në dosjen e personelit?

Përveç të dhënave 'normale' që përfshihen në dosje, ka edhe të dhëna që (normalisht) nuk duhet të përfshihen sepse janë veçanërisht të ndjeshme në natyrë. Këto janë të dhënat "speciale" dhe përfshijnë:

  • Besimet;
  • Orientimi seksual;
  • Raca ose përkatësia etnike;
  • Të dhëna mjekësore (përfshirë kur ofrohen vullnetarisht nga punonjësi).

Të dhënat 'speciale' mund të ruhen nën AVG vetëm në 10 përjashtime. 3 përjashtimet kryesore janë si më poshtë:

  • Punonjësi ka dhënë pëlqimin e qartë për përpunimin;
  • Ju përpunoni të dhënat personale që vetë punonjësi i ka zbuluar me qëllim;
  • Përpunimi është i nevojshëm për një interes publik mbizotërues (për këtë kërkohet një bazë ligjore holandeze).
  1. Masat e sigurisë së dosjeve të personelit

Kush lejohet të shohë dosjen e personelit?

Dosja e personelit mund të shikohet vetëm nga personat për të cilët aksesi është i nevojshëm për të kryer punën. Këta persona përfshijnë, për shembull, punëdhënësin dhe punonjësit e departamentit të burimeve njerëzore. Vetë punonjësi gjithashtu ka të drejtë të shohë dosjen e tij/saj të personelit dhe të ndryshojë informacionin e pasaktë.

Kërkesat e sigurisë për skedarin

Përveç kësaj, është e rëndësishme të merret parasysh që AVG vendos kërkesa për ruajtjen dixhitale ose letre të dosjeve të personelit. Si punëdhënës, ju jeni të detyruar të merrni masa për të mbrojtur privatësinë e punonjësve. Prandaj, skedari duhet të mbrohet nga krimi kibernetik, aksesi i paautorizuar, modifikimi ose fshirja.

  1. Periudha e ruajtjes së dosjeve të stafit

AVG thotë se të dhënat personale mund të mbahen për një periudhë të kufizuar. Disa të dhëna i nënshtrohen një periudhe ruajtjeje ligjore. Për të dhëna të tjera, punëdhënësit i kërkohet të vendosë afate kohore për fshirjen ose rishikimin periodik të saktësisë së të dhënave. AVG thekson se duhet të merren masa të arsyeshme për të siguruar që të dhënat e pasakta të mbahen në dosje.

Dëshironi të dini më shumë rreth periudhave të ruajtjes së dosjeve të stafit? Pastaj lexoni blogun tonë periudhat e ruajtjes së dosjeve të punonjësve.

A i plotëson dosja juaj e personelit kërkesat e listuara më sipër? Atëherë shanset janë që të jetë në përputhje me AVG.

Nëse, pasi të keni lexuar këtë blog, keni ende pyetje në lidhje me një dosje të personelit ose në lidhje me AVG, ju lutemi na kontaktoni. Jonë avokatët e punësimit do të jetë i lumtur t'ju ndihmojë!

Cilësimet e privatësisë
Ne përdorim cookies për të rritur përvojën tuaj gjatë përdorimit të faqes sonë të internetit. Nëse jeni duke përdorur Shërbimet tona përmes një shfletuesi, ju mund të kufizoni, bllokoni ose hiqni cookies përmes cilësimeve të shfletuesit tuaj të internetit. Ne gjithashtu përdorim përmbajtje dhe skenare nga palë të treta që mund të përdorin teknologji gjurmimi. Më poshtë mund të siguroni pëlqimin tuaj për të lejuar vendosjen e palëve të treta. Për informacion të plotë në lidhje me cookies që ne përdorim, të dhënat që mbledhim dhe si i përpunojmë, ju lutemi kontrolloni tonë Politika e Privatësisë
Law & More B.V.